In uno studio medico, ogni telefonata conta.
Una prenotazione, una richiesta di referto, un promemoria per il paziente. E ogni chiamata genera informazioni che devono finire nel gestionale: nome, data, orario, appuntamento, note.
Peccato che, troppo spesso, queste informazioni viaggino su due binari separati.
Da un lato il centralino, che registra la chiamata.
Dall’altro il software di gestione dello studio, dove qualcuno (la segretaria, l’amministrativo, il medico stesso) deve riscrivere a mano quanto appena detto.
Doppio lavoro. Rischio di errori. Tempo perso che nessuno restituisce.
Fortunatamente, c’è un modo diverso di lavorare.
Quando telefono e gestionale si parlano
New Assistent ha integrato il proprio centralino cloud NwPbx con Medico2000, uno dei software gestionali più diffusi negli studi medici italiani.
Cosa significa, in pratica?
Quando un paziente chiama, il centralino riconosce il numero (se già presente in rubrica) e apre automaticamente la sua scheda sul gestionale. L’operatore vede subito chi è, che appuntamenti ha, eventuali note. Alla fine della chiamata, può aggiornare la scheda senza dover cambiare finestra o riscrivere i dati.
Se il paziente deve essere richiamato, il centralino registra la richiesta e può anche automatizzare il promemoria. Tutto senza trascrizioni manuali, senza foglietti volanti, senza rischi di smarrimento.
Meno attese, più tempo per chi ha bisogno
L’effetto sull’organizzazione dello studio è misurabile.
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Meno tempo al telefono: le operazioni ripetitive (cerca contatto, apri scheda, prendi nota) vengono azzerate.
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Meno errori: non si sbaglia a trascrivere un numero di telefono o un orario.
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Migliore esperienza per il paziente: chi chiama trova persone più disponibili e meno stressate.
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Report chiari: il centralino registra volumi e tempi di risposta, dati utili per organizzare il lavoro della segreteria.
Per uno studio con più di 50 chiamate al giorno, il risparmio di tempo può superare le 10 ore settimanali. Ore che la segreteria può dedicare ad attività a maggior valore, come l’accoglienza o la gestione di casi complessi.
Integrazione su misura, non “taglia unica”
New Assistent non si limita a installare centralini. Progetta soluzioni che si adattano ai processi esistenti, senza obbligare il cliente a cambiare le proprie abitudini.
L’integrazione con Medico2000 è un esempio, ma lo stesso approccio vale per altri gestionali (CRM, software di prenotazione, sistemi di ticketing). L’obiettivo è sempre lo stesso: far sì che la tecnologia lavori per le persone, non il contrario.
La nostra esperienza nella sanità (e in particolare nella gestione dei call center per prenotazioni) ci ha insegnato che ogni studio ha le sue specificità. Per questo non proponiamo soluzioni chiuse, ma personalizziamo l’integrazione in base alle reali esigenze.
Sicurezza e continuità: anche per i dati sensibili
La sanità ha regole stringenti sulla privacy e sulla protezione dei dati. L’integrazione tra centralino cloud e gestionale avviene nel pieno rispetto delle normative: gli accessi sono controllati e subordinati a credenziali stringenti ed univoche.
E, come per tutte le nostre soluzioni, garantiamo piani di continuità operativa: se la linea cade, il routing di emergenza devia le chiamate su altri numeri; se il gestionale è offline, il centralino registra le informazioni e le sincronizza al ripristino.
Vuoi vedere come funziona?
Se hai uno studio medico che utilizza Medico2000 (o un altro gestionale) e vuoi ridurre i tempi morti e gli errori di trascrizione, possiamo mostrarti una demo in meno di 20 minuti.
Se preferisci, possiamo anche fissare una breve videocall per mostrarti il sistema in azione.
Ci vediamo anche a Exposanità (22‑24 aprile, Padiglione 31 Area Sanità Tech - Stand B3).
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